PRIVACYVERKLARING
Baptistengemeente Appingedam
Aangesloten bij de Unie van Baptistengemeenten in Nederland
(Met toestemming grotendeels overgenomen van het model privacyverklaring van de Protestantse Kerk in Nederland)
OVER DEZE PRIVACYVERKLARING
Voor de Unie van Baptistengemeenten en de aangesloten gemeenten is privacy en een veilige omgeving van groot belang.
Deze privacyverklaring is bedoeld om informatie te geven over het gebruik van persoonsgegevens. Daarnaast geeft deze verklaring inzicht in de doelen en grondslagen van gegevensverwerking binnen de plaatselijke gemeente. Betrokkenen kunnen in deze verklaring lezen welke persoonsgegevens worden verwerkt. Deze verklaring beschrijft tevens de rechten die een betrokkene met betrekking tot de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens heeft en wie daarvoor de contactpersoon bij de kerk is.
OVER DE UNIE VAN BAPTISTENGEMEENTEN EN DE AANGESLOTEN GEMEENTEN
De organisatie van de Unie van Baptistengemeenten en de aangesloten gemeenten zijn gebonden aan specifieke (kerkelijke) regels. Deze regels werken ook door in de privacybescherming. De Algemene Verordening Gegevensbescherming geeft ruimte aan de kerken en gemeenten om conform hun eigen kerkelijke regels gegevens te verwerken.
ALGEMENE MAATREGELEN TER BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS
U heeft het recht dat er zorgvuldig en rechtmatig met uw persoonsgegevens wordt omgegaan. Daarom zorgt de lokale gemeente ervoor dat uw privacy rechten en gegevensbescherming op orde zijn door deze standaard te beveiligen en privacyregels standaard toe te passen. Binnen onze gemeente is iedereen die op basis van zijn kerkelijke functie gegevens ontvangt tot geheimhouding verplicht. Om op een veilige en bewuste manier om te gaan met persoonsgegevens heeft de gemeente diverse beleidsmatige maatregelen getroffen. Deze staan in Bijlage 1 onderaan dit document.
UW RECHTEN, DE PROCEDURE BIJ EEN VERZOEK EN DE CONTACTGEGEVENS VAN DE KERK
Om te voldoen aan verzoeken van betrokkenen en ervoor te zorgen dat er passende en organisatorische maatregelen worden genomen om aan de privacy-regels te voldoen heeft de gemeente de coördinatie van die waarborgen belegd bij de raad van de gemeente.
Om in contact te treden of een verzoek conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming te doen kunt u contact opnemen met het Gemeente Service Punt (GSP) Email: bestuur@baptisten-appingedam.nl
De Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming geven betrokkenen de volgende rechten:
1. Het recht op dataportabiliteit. Het recht om uw eigen persoonsgegevens die zijn verzameld op basis van toestemming of vanwege de uitvoering van een overeenkomst in een digitaal gangbaar en leesbaar formaat te ontvangen en/of te verstrekken aan een andere partij.
2. Het recht op vergetelheid. Het recht om ‘vergeten’ te worden. Uitschrijving uit de kerk is mogelijk en de gemeente moet voldoen aan uw verzoek om vergeten te worden voor zover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de kerk zich daar niet tegen verzetten.
3. Recht op inzage. Het recht van mensen om hun persoonsgegevens die worden verwerkt in te zien.
4. Recht op rectificatie en aanvulling. Het recht om de persoonsgegevens die van u worden verwerkt te wijzigen. Gegevens kunnen worden gewijzigd indien men van mening is dat deze niet kloppen, voor zover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de kerk zich hiertegen niet verzetten.
5. Het recht op beperking van de verwerking: Het recht om minder gegevens te laten verwerken.
6. Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering. Oftewel: het recht op een menselijke blik bij besluiten. Bij besluiten gaat het om besluitvorming voor rechtsgevolgen hebben of de betrokkene in zijn/haar aanmerkelijk belang treffen.
7. Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.
8. Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Voor een verzoek met betrekking tot één van de bovenstaande rechten neemt u contact op met de gemeente via de contactgegevens hierboven vermeld.
De gemeente zal vervolgens uw verzoek behandelen. De gemeente zal eerst moeten vaststellen of u daadwerkelijk bent wie u zegt dat u bent en of het recht waarop u zich beroept wel van toepassing is. Indien dat zo is heeft de gemeente een maand vanaf uw verzoek om aan uw verzoek te voldoen, tenzij de omstandigheden nopen tot een verlenging van de termijn tot maximaal drie maanden. Bij een dergelijke verlenging zult u een met redenen omklede verklaring daarover krijgen. De gemeente zal vervolgens zo goed mogelijk aan uw verzoek voldoen. Bij het voldoen aan uw verzoek moet de gemeente rekening houden met de privacy-rechten van anderen en het gerechtvaardigd belang en de gerechtvaardigde activiteiten van de lokale gemeente.
VERWERKINGEN VANWEGE DE ORGANISATIE & LEDENADMINISTRATIE
De Unie van Baptistengemeenten kent een congregationalistische gemeentevisie waarbij plaatselijke gemeenten een hoge mate van zelfstandigheid hebben, ook als het gaat om hun eigen ledenadministratie. Slechts de gegevens van belangrijke contactpersonen worden (na expliciete toestemming) gedeeld met de Unie van Baptistengemeenten.
In de onderstaande tabel staat om welke situaties het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag voor de verwerking is.
ORGANISATIE
Situatie
De organisatie van de plaatselijke gemeente kent een proces waarbij oudsten worden gekozen om uitvoering te geven aan het leiderschap in de gemeente. Deze oudsten worden via een verkiezingsprocedure geworven, waarbij persoonsgegevens worden verwerkt. Allereerst worden door gemeenteleden namen genoemd van die leden die naar hun mening in aanmerking van het ambt komen. Daarna krijgen de gemeenteleden een overzicht en stembriefjes met verkiesbare personen.
Welke gegevens zijn er bij betrokken
• naam en voornamen c.q. voorletters
• woonplaats
Grondslag
De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, en; het gerechtvaardigd belang van de plaatselijke gemeente om haar structuren van leiderschap vorm te geven naar haar eigen inrichtingsvrijheid.
Situatie
Van de volgende personen worden op landelijk niveau contactgegevens (naam en voornaam, adres, woonplaats, telefoonnummers en e-mailadres(sen) gedeeld met de Unie van Baptistengemeenten
Welke gegevens zijn er bij betrokken
• Secretaris
• Penningmeester
• Voorganger
• Interim voorganger
• Contactpersoon kringenwerk
• Contactpersoon jeugdwerk
• Contactpersoon zending en evangelisatie
• Contactpersoon GSP
• Verzendadres van Baptisten.nu
• Sprekers
Grondslag
De Unie verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, En; Het gerechtvaardigd belang van het kerkgenootschap om contactpersonen van lokale gemeenten te contacteren.
LEDENADMINISTRATIE
Situatie
De plaatselijke gemeente maakt gebruik van een ledenadministratie.
Vrienden / leden zijn zelf verantwoordelijk voor de administratieve handelingen in het systeem om data toe te voegen en te actualiseren.
Vrienden / leden bepalen zelf welke gegevens ze in het systeem beschikbaar stellen en welk privacy-niveau ze er aan toekennen.
Welke gegevens zijn er bij betrokken
Voor zover bekend en van toepassing kunnen de volgende persoonsgegevens worden geregistreerd:
• naam en voornamen c.q. voorletters;
• straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats;
• geboortedatum;
• geslacht;
• burgerlijke staat met vermelding van de datum van ingang van de huidige burgerlijke staat;
• doop, met vermelding van de datum alsmede de naam van de gemeente waar- binnen de doop werd bediend;
• de aard van de verbondenheid met de gemeente;
• kerkelijke inzegening van het huwelijk, met vermelding van de datum alsmede van de lokale gemeente;
• datum van overkomst uit een andere gemeente of uit een andere kerkgemeenschap, met vermelding van de naam van deze gemeente c.q. kerkgemeenschap;
• gegevens in verband met het einde van het lidmaatschap van de gemeente;
• datum van vertrek dan wel overschrijving naar een andere gemeente met vermelding van de naam van de nieuwe gemeente;
• datum van overlijden;
• datum van vertrek naar het buitenland;
• datum van onttrekking aan de gemeenschap van de gemeente;
• datum waarop de gemeenschap van betrokkene met gemeente en kerk geacht wordt verbroken te zijn;
• datum van herstel van de gemeenschap met gemeente.
Grondslag
De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, en/of; ter uitvoering van de overeenkomst van het lidmaatschap.
VERWERKINGEN VANWEGE HET FUNCTIONEREN VAN DE PLAATSELIJKE GEMEENTE
In het kader van het plaatselijk leven en werken van de kerk verwerkt de plaatselijke gemeente diverse persoonsgegevens. Per verwerkingsstroom staat in onderstaande tabel om welke situatie het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag van verwerking is.
Situatie
Er worden nieuwsbrieven (al dan niet elektronische) verstuurd naar leden van de gemeente, dan wel personen met wie de gemeente regelmatig contact onderhoudt en/of een relatie heeft om betrokkenen op de hoogte brengen van de activiteiten van de gemeente De nieuwsbrief wordt wekelijks verstuurd. Het blad “de Bazuin” wordt maandelijks verstuurd.
Welke gegevens zijn er bij betrokken
• Naam en voornamen c.q. voorletters
• Geboortedata
• e-mailadres
• Postadres
Grondslag
De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, haar gerechtvaardigd belang, en; de uitvoering van de overeenkomst.
Situatie
Er worden in de nieuwsbrief en het maandblad gegevens van zieke personen vermeld.
Welke gegevens zijn er bij betrokken
• Naam en voornamen c.q. voorletters
• Geboortedata
• e-mailadres
Grondslag
Voor het vermelden van gegevens rondom ziekte in de nieuwsbrief heeft de gemeente toestemming verkregen van de betrokkene.
Situatie
Via het medium KerkSPOT kunnen aangemelde leden en vrienden van de gemeente de adresgegevens van elkaar inzien.
Welke gegevens zijn er bij betrokken
• naam en voornamen c.q. voorletters;
• straatnaam,
• huisnummer,
• postcode, woonplaats
• telefoonnummer
• geboortedatum
• doopdatum
• Vorm van verbondenheid met de gemeente
Grondslag
Voor het vermelden van gegevens van gemeenteleden in een adressenlijst heeft de gemeente toestemming verkregen van de betrokkenen.
Situatie
Tijdens een kerkdienst worden in gebed ofanderszins namen van leden van de gemeente genoemd. Een beperkt deel van de kerkdienst is incidenteel publiekelijk te volgen via een lokaal radiostation. Tijdens de uitzending worden er geen namen van leden van de gemeente genoemd.
Welke gegevens zijn er bij betrokken
• naam en voornamen c.q. voorletters;
• straatnaam,
• huisnummer,
• postcode, woonplaats
• telefoonnummer
• geboortedatum
• doopdatum
• Vorm van verbondenheid met de gemeente
Grondslag
Voor het vermelden van gegevens van gemeenteleden in een adressenlijst heeft de gemeente toestemming verkregen van de betrokkenen.
Situatie
Er worden opnames van kerkdiensten gepubliceerd zonder beeld. beperkt tot de overdenking. In de opnames worden geen namen genoemd. (opnames worden achteraf geredigeerd) Over bijzondere diensten (rouw-, trouw- en doopdiensten) zijn met de direct betrokkenen afspraken gemaakt over het in beeld brengen, geluidsopnames en de verwerking van die registratie.
Welke gegevens zijn er bij betrokken
Het is mogelijk dat bezoekers van de dienst in beeld komen en/of op de geluidsopname te horen zijn, dan wel dat er gegevens van gemeenteleden in voorbede of op andere momenten tijdens de dienst worden verwerkt.
Grondslag
Om al haar leden en al Gods mensen in staat te stellen deze kerkdiensten mee te maken plaatst de gemeente kerkdiensten online op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang.
Situatie
Bij bezoekers van onze website worden er cookies geplaatst. Cookies zijn kleine bestan-
den die op uw apparatuur worden geplaatst, bijvoorbeeld op een computer, telefoon of
tablet. Met cookies kan informatie worden verzameld of opgeslagen over het websitebe-
zoek of over het apparaat van) de bezoeker.
Welke gegevens zijn er bij betrokken
• IP-adres
• surfgedrag
• type apparaat
• anders
Grondslag
De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten haar gerechtvaardigd belang om een beter beeld te kunnen krijgen op welke wijze onze website wordt gebruikt en hoe wij deze kunnen verbeteren.
Situatie
Op onze website staan foto’s van functionarissen, oudsten of medewerkers
van de kerk.
Welke gegevens zijn er bij betrokken
• Foto
• onderschrift met naam
• onderschrift met taak of functie.
Grondslag
De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om de gemeente als toegankelijke gemeenschap te laten functioneren.
Situatie
Op onze website staan foto’s van bezoe-
kers van de kerk.
Welke gegevens zijn er bij betrokken
• Foto
• onderschrift met naam
• anders
Grondslag
De kerk verwerkt foto’ s van bezoekers van een activiteit om een beeld te geven van de gemeente. De gemeente heeft toestemming verkregen van de op de foto duidelijk herkenbare personen om deze op de website te plaatsen.
Situatie
Op onze website staan functionarissen van de gemeente/plaatselijke kerk.
Welke gegevens zijn er bij betrokken
• Emailadres
• Adres
• Naam
• functie
Grondslag
De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om de gemeente als toegankelijke gemeenschap te laten functioneren.
Situatie
Gemeenteleden worden aangeschreven voor het doen van een financiële bijdrage of toezegging. Gemeenteleden worden na afstemming binnen de raad aangeschreven.
Welke gegevens zijn er bij betrokken
• naam en voornamen c.q. voorletters;
• straatnaam,
• huisnummer,
• postcode, woonplaats
Grondslag
Om voldoende financiën te verkrijgen verzoekt de gemeente haar leden op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang om een financiële bijdrage.
Situatie
Hulpaanvragen bij de raad worden opgenomen in een administratie. Hulpaanvragen komen binnen via een: e-mail, de website, brief of een gespreksverslag.
Welke gegevens zijn er bij betrokken
In de administratie worden opgenomen:
• naam en voornamen c.q. voorletters
• straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats
• financiële gegevens
• nadere afspraken over de hulp
Grondslag
De gemeente heeft tot taak om te zien naar de hulpbehoevenden in de wereld en verwerken derhalve op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en ter uitvoering van een overeenkomst tot hulpverlening deze gegevens.
BEWAARTERMIJN
Wij zullen de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is. Gegevens van leden bewaren we in ieder geval zolang zij lid zijn. Bij uitschrijving bewaren we de gegevens nog twee jaar alvorens deze naar een historisch archief gaan. Soms gelden er wettelijk langere bewaartermijnen.
DOORGIFTE AAN ANDEREN
De gemeente geeft alleen gegevens van haar leden door aan anderen of derden als dat nodig is voor de uitoefening van haar taken. Daarbij kan met name gedacht worden aan:
• De Unie van Baptistengemeenten
• Administratiekantoren
• Bedrijven voor de verzorging van post en/of e-mails
• Internetdiensten (zoals cloud-opslag)
Wij geven geen gegevens door aan landen buiten de EU of bedrijven die niet vallen onder een land met een adequaat beschermingsniveau.
GOOGLE ANALYTICS
Deze website maakt gebruik van Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google Inc. ("Google"). Google Analytics maakt gebruik van "cookies" (tekstbestandjes die op Uw computer worden geplaatst) om de website te helpen analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. De door het cookie gegenereerde informatie over Uw gebruik van de website (met inbegrip van Uw IP-adres) wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe u de website gebruikt, rapporten over de website-activiteit op te stellen voor website-exploitanten en andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik.
Google mag deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Google zal Uw IP-adres niet combineren met andere gegevens waarover Google beschikt. U kunt het gebruik van cookies weigeren door in Uw browser de daarvoor geëigende instellingen te kiezen. Wij wijzen u er echter op dat u in dat geval wellicht niet alle mogelijkheden van deze website kunt benutten.
Door gebruik te maken van deze website geeft u toestemming voor het verwerken van de informatie door Google op de wijze en voor de doeleinden zoals hiervoor omschreven.
BIJLAGE 1
• De gemeente heeft ter coördinatie een coördinator gegevensbescherming aangewezen;
• Alle vrijwilligers/ambtsdragers/functionarissen van de gemeente krijgen een bericht over het privacybeleid van de gemeente, met toezending van het privacy-statement bij intreding in depositie/functie/het ambt.
• De gemeenteleden worden op de hoogte gehouden over het privacybeleid van de gemeente, met toezending van het privacy-statement via KerkSPOT en in de stukken van de jaarlijkse gemeenetevergadering.
• De bezoekers van de gemeente worden op de hoogte gehouden over het privacybeleid van de gemeente, met mogelijkheid tot inzage van het privacy-statement via de website;
• Binnen de gemeente is de afspraak dat vertrouwelijke gesprekken plaatsvinden in een afgezonderde ruimte;
• Binnen de gemeente is de afspraak met betrekking tot wachtwoorden waarmee men toegang krijgt tot persoonsgegevens vanuit de kerk dat deze persoonlijk worden toegewezen;
• De gemeente beveiligt gegevens (zowel op de computer, als in een kast) door een wachtwoord of via een slot op de ruimte of kast.